NQI c/100 Caps

Politique de remboursement

1 Objectif Standardiser les activités de remboursement des dépenses des salariés en déplacement professionnel, les dépenses des clients et les projets en cours.

2 Champ d'application Tous les employés du Centre Teral

3 définitions

REMBOURSEMENT - remboursement du montant payé en raison d'une dépense effectuée par l'employé au nom de Teral Center

4 Description des procédures

REMPLIR LE FORMULAIRE : 4.1 Le formulaire doit être complété par : nom, centre de coûts, motif de la dépense, bref résumé de chaque dépense, signé par l'exécuteur testamentaire et approuvé selon les limites établies; 4.2 Joindre une preuve de chaque montant dépensé. Les justificatifs doivent contenir : a) la raison sociale et le CNPJ ; b) Pour les repas : inscrire au dos de la note le nom des participants, la fonction, l'entreprise et les motifs ; c) Autres notes : identifiez les raisons et les participants, lorsqu'il y a plus d'une personne impliquée dans la dépense. 4.3 Dépenses séparées effectuées en Real et dans une autre devise ; 4.4 Informer les montants reçus à titre d'avance, que ce soit en Réel ou dans une autre devise ; 4.5 Les formulaires suivants seront retournés au demandeur : a) barré ; b) Aucune explication du motif de la dépense ; c) Sans justificatif joint ; d) Sans approbations appropriées.

APPROBATION 4.6 Les employés doivent obtenir les approbations appropriées de leurs gestionnaires. 4.7 Le service financier doit vérifier que les signatures sur les formulaires sont en accord avec les responsables de chaque domaine.

RÈGLES GÉNÉRALES 4.8 Les dépenses doivent être effectuées dans le strict but de permettre l'exécution de travaux ou la réalisation d'un projet (y compris la formation). 4.9 L'engagement de dépenses lors de l'exécution d'un travail doit être guidé par les plus grandes économies possibles, puisqu'elles représentent des coûts pour l'opération. 4.10 Les dépenses à engager pour l'exécution d'un travail doivent obligatoirement suivre les règles établies dans la présente procédure. 4.11 Toute exception doit être discutée au préalable avec le PDG. 4.12 Toutes les demandes de remboursement de dépenses doivent être soumises via le Centre Teral

Politique de remboursement des dépenses

Formulaire de demande de remboursement ; 4.13 Les justificatifs de dépenses (factures et reçus simplifiés) doivent indiquer la Raison Sociale et le CNPJ de l'entreprise. 4.14 Toute demande de remboursement de frais doit être demandée et remise au service financier dans les délais suivants : a) Livraison avant le 5 (cinq) jour du mois - Réception le 10 (dix) du mois ; b) Livraison le 15 (quinze) du mois - Réception le 20 (vingt) du mois. 4.15 En aucun cas, les redditions de comptes avec demande de remboursement des achats de matériel et fournitures de bureau et autres articles non décrits dans cette procédure ne sont acceptées ; 4.16 Toutes les redditions de comptes seront examinées par le service financier, s'ils sont en désaccord avec cette procédure, ils ne seront pas remboursés (même s'ils sont approuvés) ; 4.17 Les frais de cours externes, d'inscription à des événements, de certifications nationales et internationales doivent être préalablement approuvés par le PDG.

PÉRIODICITÉ 4.18 La reddition des comptes doit être préparée dans le mois où les dépenses sont engagées. 4.19 Le délai de remise des réquisitions est de 02 (deux) jours maximum après la dépense ou le retour de voyage.

DÉPENSES NON REMBOURSABLES

4.20 BILLETS D'AVION a) Les billets d'avion doivent être achetés par la zone administrative du Centre Teral et doivent être demandés au moins 15 jours à l'avance ; b) Les billets d'avion achetés par des agents de voyages non autorisés ou directement auprès des compagnies aériennes ne seront ni remboursés ni payés ; c) Les dates d'embarquement et de retour doivent être programmées en fonction des exigences de l'emploi/de la formation, afin de maximiser les économies en termes de séjour et de billets d'avion. d) Les titres de transport non utilisables doivent être annulés en temps utile via la zone administrative. e) Les changements de réservation et les annulations doivent être effectués dans des cas extrêmes avec une autorisation préalable, évitant ainsi des frais inutiles. f) Tous les vols doivent être réservés en classe économique ; g) Les exceptions doivent être discutées avec le PDG ;

4.21 HEBERGEMENT a) Demander les réservations dans les hôtels présélectionnés par Teral Center à la zone administrative. b) Le cas échéant, des chambres doubles ou triples seront réservées ;

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FRAIS REMBOURSABLES

4.22 TRANSPORT ET TRANSPORT a) Taxi - Les frais de taxi seront remboursés sur présentation d'un reçu original, sans aucun type d'effacement. Dans la reddition de comptes, les trajets et jours d'utilisation des taxis doivent être décrits :

• L'utilisation des taxis doit se faire, dans la mesure du possible, de manière partagée par l'équipe du projet ; le service de correspondance aéroport doit être utilisé pour se rendre à l'aéroport de Confins ; b) Stationnement - Les frais de stationnement ne seront remboursés que lorsque les employés rendent visite à des clients ou à des réunions à l'extérieur pour discuter de sujets d'intérêt pour Teral Center.

4.23 DÉJEUNER a) Les frais de déjeuner ne sont pas remboursables, sauf lorsque :

• Voyage à l'étranger – jusqu'à VALEUR À DÉFINIR

• Déjeuner avec les clients - préalablement autorisé

• Les week-ends ou jours fériés, exceptionnellement en période de travail, le remboursement doit faire l'objet d'une autorisation préalable. b) Par conséquent, les frais de déjeuner suivants, entre autres, ne sont pas remboursables :

• en formation (même en dehors de votre port d'attache) ; et

• sur les voyages intérieurs.

4.24 DÎNER a) Le remboursement du dîner sera effectué en tenant compte du montant maximum par repas de 25,00 R$, et les dépenses engagées pour le voyage intérieur et la formation sont éligibles pour ce remboursement. b) Projet : lorsqu'une situation survient dans laquelle le projet nécessite que l'équipe passe la nuit. Ce remboursement est exceptionnel et doit être préalablement approuvé par le responsable de zone. 4.25 PETIT DEJEUNER a) Les frais de petit-déjeuner seront remboursés par la Société lorsque le professionnel voyage avec une limite de 15,00 R$, lorsqu'il n'est pas inclus dans le tarif de l'hôtel.

4.26 FRIGOBAR a) Le remboursement des dépenses avec minibar jusqu'à R$15,00 est admissible. Les boissons alcoolisées et les cigarettes ne sont pas incluses ;

4.27 APPELS TÉLÉPHONIQUES a) Les appels téléphoniques effectués exclusivement pour des raisons professionnelles sont remboursables. b) Les appels passés avec des téléphones portables ou des téléphones privés doivent être remboursés lorsqu'il y a une panne de l'appel dans la facture de téléphone respective ; c) Les professionnels qui se trouvent à l'extérieur de leur base ont le droit de faire des appels personnels pour des montants raisonnables.

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Politique de remboursement des dépenses

4.28 INTERNET a) Les tarifs Internet de l'hôtel seront remboursés, dans des montants raisonnables, à condition qu'ils soient à l'usage exclusif de la société.

4.29 SERVICE DE BUANDERIE a) Les montants compatibles avec la durée du séjour (minimum 3 jours) et d'un montant raisonnable font l'objet d'un remboursement.

4.30 CONSEILS a) Les montants compatibles avec le service fourni et conformes aux conventions internationalement acceptées (10% au Brésil et 15% à l'étranger pour les prestations hôtelières et de restauration) sont remboursés, avec les justificatifs de carte de crédit respectifs.

4.31 DÉPENSES EFFECTUÉES EN MONNAIE ÉTRANGÈRE a) Dépenses effectuées en monnaie étrangère par carte de crédit

• La reddition de comptes doit être préparée sur la base du taux de change estimé pour le jour d'échéance de la facture fourni par la société émettrice de la carte ;

• Si ce taux n'est pas connu au moment de la déclaration, le taux de change touristique de la veille doit être utilisé.

• Les rendus de comptes impliquant l'utilisation d'une devise autre que le Real - R$ doivent contenir une feuille de calcul jointe indiquant les valeurs et les taux de change utilisés à des fins de conversion dans notre devise locale. b) Variation estimée du taux du dollar

• Variation négative : émettre une demande de remboursement contenant le montant de cette variation doit être accompagnée d'une copie de la facture de carte de crédit respective.

• Variation positive : restituez le montant par chèque ou caution identifié. c) Taxe sur les Transactions Financières - IOF

• Les IOF prélevés sur les dépenses engagées à l'étranger (survenant uniquement lorsque celles-ci sont réglées par carte bancaire) font l'objet d'un remboursement par la Société.

• Doit être émis dans les comptes d'équarrissage, dans une activité spécifique. Une copie de la facture de carte de crédit indiquant le montant de l'IOF doit être jointe à la reddition de comptes. d) Dépenses payées avec du papier-monnaie

• Les dépenses en dollars ou dans une autre devise étrangère doivent être converties en Reais (R$) au taux de cette devise en vigueur à la date de la reddition des comptes.

5 Références 5.1 Formulaires

• Demande de remboursement.

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*Politique de fret :

Les frais de transport sont liés aux dimensions et au poids des produits sélectionnés, à la distance du lieu de livraison de la commande et au mode de livraison.

Le calcul est effectué automatiquement par notre système au moment de la clôture de votre achat, cependant vous avez la possibilité de simuler les frais de port à l'avance. Pour cela, lors de l'ajout des produits au panier, renseignez votre code postal et cliquez sur le bouton "Calculer les frais de port".  

Lorsque vous choisissez votre option d'expédition, faites attention aux prix. Vous pouvez donc choisir si vous préférez une livraison plus rapide ou moins chère (valeurs selon le transporteur).

Le Centre Teral  offre à ses clients des services de qualité et a donc une politique de livraison transparente.

Nos livraisons sont effectuées par des transporteurs, coursiers, propres ou coursiers, avec des options choisies par le client, tarifées selon la modalité choisie.

Le délai de livraison sera compté après confirmation de vos données d'enregistrement et confirmation de paiement pour l'expédition ultérieure du produit. Il peut être envoyé dans les 48 heures après la confirmation du paiement.

Le délai de livraison établi est de 16 jours ouvrés maximum, selon le lieu et le mode de livraison choisi, hors samedi, dimanche et jours fériés.

Pour un paiement par virement bancaire, la banque peut prendre jusqu'à 2 jours ouvrés pour communiquer le processus de compensation bancaire à Teral Center. Pour compter le délai de livraison, c'est le moment de l'approbation du paiement qui sera pris en compte et non le moment de votre achat.

La livraison peut être effectuée à des tiers (proches, résidents de la même résidence ou portiers), à condition qu'ils signent le récépissé de livraison d'un nom et d'un document lisibles.

L'absence du client à l'adresse de livraison, le refus du client du produit, un changement d'adresse ou des données d'enregistrement erronées peuvent compromettre le délai de livraison estimé. Dans ces cas, notre service client sera à votre disposition pour trouver la meilleure solution.

Des cas de force majeure tels que grèves, inondations, catastrophes naturelles, vols ou cambriolage sur le transporteur, accidents majeurs ou autres imprévus peuvent également empêcher la livraison dans les délais estimés.